كلما زاد استخدامك لصندوق بريد Microsoft Outlook ، زاد حجم صندوق البريد الخاص بك. إذا فكرت في الأمر ، فهو مشابه تمامًا لكيفية تكدس الأوراق على مكتبك. ولكن ماذا يمكنك أن تفعل عندما تصبح الكومة كبيرة جدًا بحيث تحتاج إلى التعامل معها؟ حسنًا ، في الحياة الواقعية ، يمكنك قضاء بعض الوقت في فرز كل مستند وتخزين تلك الأوراق المهمة مع التخلص من المستندات الأقل أهمية. لحسن الحظ ، يمكنك إعادة إنشاء نفس العملية في Outlook.
بدون استثناء ، يدعم كل إصدار من Outlook الأرشفة. علاوة على ذلك ، لديك خيارات متعددة عندما يتعلق الأمر بأرشفة العناصر الخاصة بك في Outlook. الطريقة الأكثر ملاءمة هي استخدام الأرشفة التلقائية للتعامل مع الرسائل والمواعيد والمهام القديمة. هناك طريقة أخرى للقيام بذلك وهي استخدام الأرشفة اليدوية لنقل الرسائل إلى مجلد معين. لكن أسرع طريقة هي استخدام ملف أرشيف الموجود في ملف قائمة طعام.
ضع في اعتبارك أن Outlook يحتفظ بمجلد افتراضي لأغراض الأرشفة لا يمكن حذفه. ستساعدك أرشفة بريدك الإلكتروني في الحفاظ على متجر نظيف ، مما يسهل البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة مع الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك مرتبًا.
يوجد أدناه سلسلة من الأدلة التي ستوجهك خلال أرشفة العناصر في Outlook بكل الطرق الممكنة. هيا نبدأ!
الطريقة الأولى: أرشفة الرسائل يدويًا بإجراء واحد
هذه الطريقة هي أسرع طريقة لنقل رسالة واحدة أو أكثر إلى مجلد الأرشيف. ستظل هذه الملفات المؤرشفة قابلة للوصول عبر مربع البحث أو بالانتقال يدويًا إلى ملف أرشيف مجلد. يمكن أيضًا عرض العناصر المؤرشفة على الأجهزة المحمولة من خلال زيارة أرشيف مجلد. فيما يلي دليل سريع حول أرشفة العناصر يدويًا في Outlook 2016:
- افتح Outlook وحدد رسالة واحدة أو أكثر في ملف صندوق الوارد أو أي مجلد آخر.
- انقر على أرشيف داخل ملف حذف مجموعة. تظهر أيقونة الأرشيف فقط داخل الشريط في Outlook 2016.
ملحوظة: يمكنك أيضًا الضغط على ملف مفتاح Backspace لتحقيق نفس النتيجة. - يجب أن تكون قادرًا على العثور على رسائلك داخل ملف أرشيف مجلد.
ملحوظة: يتم إنشاء مجلد الأرشيف تلقائيًا حتى إذا لم تستخدمه من قبل. إذا لم تتمكن من رؤية مجلد الأرشيف ، فانتقل إلى ملف> حساب Office> خيارات التحديث وانقر فوق تحديث الان .
ملحوظة: يمكنك أيضًا الضغط على ملف مفتاح Backspace لتحقيق نفس النتيجة.
ملحوظة: يتم إنشاء مجلد الأرشيف تلقائيًا حتى إذا لم تستخدمه من قبل. إذا لم تتمكن من رؤية مجلد الأرشيف ، فانتقل إلى ملف> حساب Office> خيارات التحديث وانقر فوق تحديث الان .الطريقة 2: استخدام ميزة الأرشفة التلقائية
يحتوي Outlook على ميزة تلقائية قادرة على أرشفة العناصر تسمى الأرشفة التلقائية. يمكن برمجة هذه الميزة لأرشفة العناصر على فترات منتظمة. تدعم كافة إصدارات Outlook الأرشفة. الفرق هو أن الأرشفة التلقائية متوقفة عن التشغيل افتراضيًا في Outlook 2010 والإصدارات الأحدث.
بعد أرشفة تلقائية ، يمكن للمستخدمين تعيين خصائص لكل مجلد يريدون أرشفته. ضع في اعتبارك أنه عند أرشفة بريد إلكتروني ، سيتم نقله إلى ملف PST آخر ولن يكون متاحًا بعد ذلك في ملف PST الرئيسي. فيما يلي دليل سريع حول تمكين الأرشفة التلقائية واستخدامها:
كيفية تمكين وتكوين الأرشفة التلقائية
- للإلتفاف أرشفة تلقائية في ، انتقل إلى ملف> خيارات . بمجرد دخولك إلى Outlook إعدادات ، انقر على المتقدمة لتبرز للأمام ، ثم انقر فوق إعدادات الأرشفة التلقائية .
ملحوظة: في Outlook 2007 والإصدارات الأقدم ، يمكنك العثور على ملف أرشفة تلقائية الإعدادات في أدوات> خيارات> أخرى . - إذا كان كل شيء باللون الرمادي ، فأنت بحاجة إلى تحديد المربع المجاور لـ قم بتشغيل الأرشفة التلقائية لكي تمكن أرشفة تلقائية.
- حان الوقت الآن لتهيئة طريقة عمل الأرشفة التلقائية. ابدأ باختيار عدد المرات التي تريد تشغيل الأرشفة التلقائية فيها. الإعداد الافتراضي هو 14 يومًا ، ولكن إذا كنت تريد إبقائه نظيفًا ، فقم بتعيينه في مكان ما بين 2 و 6.
- إذا كنت تريد أن يتم إعلامك قبل بدء الأرشفة التلقائية ، فحدد المربع المجاور لـ موجه قبل تشغيل الأرشفة التلقائية . من الجيد أن تعيش هذا الخيار ممكّنًا لأن الأرشفة التلقائية لديها القدرة على التداخل مع عملك.
- لتجنب ملء أرشيفك برسائل بريد إلكتروني غير ضرورية ، من الجيد المغادرة تم تحديد حذف البريد الإلكتروني منتهي الصلاحية . إذا قمت بتعطيل ملفات أرشفة أو حذف العناصر القديمة ، سيتم حذف الرسائل منتهية الصلاحية فقط بالكامل.
- إذا كنت تريد أن يكون مجلد الأرشيف الخاص بك مرئيًا داخل Outlook ، فأنت بحاجة إلى التمكين إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات.
- الآن قم بتعيين إعدادات المجلد الافتراضية للأرشفة.
- بعد ذلك ، قم بتمكين التبديل بجوار نقل العناصر القديمة إلى وانقر تصفح لتعيين المسار إلى حيث تريد أرشفة عناصرك. نجاح حسنا لتأكيد الإعدادات الخاصة بك.
ملحوظة: في Outlook 2007 والإصدارات الأقدم ، يمكنك العثور على ملف أرشفة تلقائية الإعدادات في أدوات> خيارات> أخرى .
بعد تمكين الأرشفة التلقائية وتكوينها ، ستؤدي وظيفتها تلقائيًا في الوقت المناسب. يمكنك التأكد من أنها تعمل عن طريق التحقق مما إذا كان أرشيف يتم ملؤها المجلد.
تكوين خصائص الأرشفة التلقائية للمجلدات الفردية
بعد الانتهاء من تكوين ميزة الأرشفة التلقائية ، يمكنك إضافة طبقة إضافية من التحكم عن طريق تعيين خصائص محددة لكل مجلد من مجلداتك. إنها ممارسة شائعة لمجلدات مثل عناصر محذوفة أو بريد مؤذي لاستخدام خصائص الأرشفة التلقائية مختلفة عن مجلد البريد الإلكتروني الرئيسي.
ملحوظة: إذا لم تقم بتعيين إعدادات الأرشفة التلقائية الفردية لمجلد ، فسيستخدم تلقائيًا إعدادات الأرشفة التلقائية العامة التي تم تكوينها أعلاه.
فيما يلي دليل سريع حول تعيين خصائص الأرشفة التلقائية الفردية إلى مجلد:
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد الذي تريد التعامل معه بشكل تفضيلي وانقر فوق الخصائص.
- انقر على أرشفة تلقائية علامة التبويب لتقديمها. هنا لديك مجموعة مختارة من الإعدادات التي سيتم تطبيقها فقط على هذا المجلد.
- يمكنك إيقاف تشغيل الأرشفة التلقائية لهذا المجلد بالنقر فوق لا تقم بأرشفة العناصر الموجودة في هذا المجلد .
- لتجاوز إعدادات الأرشفة التلقائية العامة ، انقر فوق أرشفة هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات وقم بإجراء التعديلات أدناه. انقر تطبيق لتأكيد الإعدادات الخاصة بك.
ملحوظة: ضع في اعتبارك أن هذه الإعدادات لن تنطبق على أي من المجلدات الفرعية لهذا المجلد المحدد. سوف تحتاج إلى تعديل كل واحد.
ملحوظة: ضع في اعتبارك أن هذه الإعدادات لن تنطبق على أي من المجلدات الفرعية لهذا المجلد المحدد. سوف تحتاج إلى تعديل كل واحد.الطريقة الثالثة: أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا باستخدام أدوات التنظيف
إذا لم تكن من كبار المعجبين بالأتمتة ، فهناك حل وسط يتيح لك أرشفة مجمعة بمزيد من التحكم. باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك أرشفة مجلد بأكمله مع مجلداته الفرعية. إذا كنت لا تريد انتظار بدء الأرشفة التلقائية ، فيمكنك القيام بذلك بنفسك واختيار المكان الذي تريد حفظه فيه. إليك ما عليك القيام به:
- انقر على ملف علامة التبويب ، ثم انتقل إلى معلومات وقم بتوسيع القائمة المنسدلة من أدوات التنظيف. تحديد أرشيف من القائمة المنسدلة.
- تحديد أرشفة هذا المجلد وجميع المجلدات الفرعية وانقر على المجلد الذي تريد أرشفته.
- إذا كنت تريد أرشفة بيانات Outlook بالكامل ، فانقر فوق عنوان بريدك الإلكتروني في أعلى القائمة.
- استخدم القائمة المنسدلة بجوار أرشفة العناصر الأقدم من لتحديد آخر تاريخ للعناصر المراد أرشفتها. ستتم أرشفة جميع العناصر الأقدم من التاريخ الذي حددته في هذه القائمة.
- يمكنك أرشفة العناصر التي تم استبعادها سابقًا من الأرشفة التلقائية بتحديد المربع المجاور لـ قم بتضمين العناصر باستخدام الأرشفة التلقائية .
- استخدم ال تصفح لتعيين المسار إلى المكان الذي تريد حفظ أرشيف PST فيه. انقر حسنا لبدء العملية.
ستلاحظ قريبًا أنه سيتم نقل بعض رسائل البريد الإلكتروني من مجلداتك الافتراضية إلى ملف pst المؤرشف.
ملحوظة: يجب أن يصبح الملف المؤرشف قابلاً للوصول في Outlook كمجلد. إذا لسبب ما لا يذهب إلى ملف وانقر فتح وتصدير . ثم انقر فوق افتح ملف بيانات Outlook ، انتقل إلى موقع الأرشيف الخاص بك واضغط حسنا .
